Das digitale Onboarding wird aufgrund des andauernden Homeoffice immer bedeutsamer. Trotz der Einschränkungen muss die fachliche und soziale Integration gelingen. Doch wie beeinflusst dieser Eingriff in den beruflichen Alltag die Ankunft neuer Personen innerhalb einer Organisation? Zwei unserer Stipendiaten berichten davon, wie ihr Start an der GSofLog ablief und welche Eindrücke sie online sammeln konnten. Tobias hat seine Promotion mit dem thematischen Schwerpunkt auf strategischem Einkauf und Künstlicher Intelligenz im September 2020 gestartet, während Christina sich seit Mai 2021 mit Nachhaltigkeit in der Instandhaltung beschäftigt.

Fiel es euch schwerer eine Entscheidung für oder gegen die Graduate School of Logistics zu treffen, weil ihr nur digitale Eindrücke sammeln konntet?

Tobias: Bereits die Vorstellungsgespräche fanden in einem digitalen Rahmen statt. Dennoch habe ich eine sehr angenehme Atmosphäre wahrgenommen, die von einem interessanten Austausch geprägt waren. Alle Beteiligten waren für Fragen offen. Dieser transparente Austausch der gegenseitigen Erwartungshaltung hat mein Vertrauen und die Sicherheit in das Promotionsvorhaben an der Graduate School of Logistics bestärkt. Zudem war der Austausch schon vor dem offiziellen Start sehr aktiv, sodass sogar erste thematische Sondierungsgespräche stattfanden.

Christina: Bevor ich eine Bewerbung verschicke, informiere ich mich ohnehin online. Dass das anschließende Vorstellungsgespräch online stattfand, war aufgrund der Entfernung zwischen meinem damaligen Wohnort und Dortmund praktisch. Die Entscheidung fiel mir auch aufgrund der regen und offenen Kommunikation nicht schwer. Kurz vor dem Start habe ich von meinem Stipendiengeber, der 4.OPMC, ein Buch zugeschickt bekommen, mit einem persönlichen Gruß für einen erfolgreichen Start. Das hat mich sehr gefreut.

Wie standen/stehen euch die anderen Stipendiaten zur Seite?

Tobias: Alle haben sofort gezeigt, dass sie jederzeit für einen Austausch bereit und für Fragen offen sind. Mir wurde zu Beginn des Stipendiums ein Buddy, also ein erfahrenerer Stipendiat der GSofLog, zugewiesen, der mich besonders an den ersten Tagen unterstützt hat. Dadurch war es kein Problem, den Laptop abzuholen und einzurichten oder Zugänge zu den Büros zu bekommen.

Christina: Auch ich habe von Anfang an viel Unterstützung durch die anderen Stipendiaten erfahren. Bei Fragen kann ich immer jemanden erreichen, und der kurze Dienstweg über unsere WhatsApp Gruppe ist auch eine gute Möglichkeit für schnelle Antworten. In unseren wöchentlichen Meetings und regelmäßigen Doktorandenseminaren kann ich mit allen über offene Themen diskutieren oder zu wichtigen Präsentationen Feedback einholen.

Wie ist es, ein ganzes Team erstmal nur digital kennenzulernen und die erste Zeit überwiegend aus dem Homeoffice zu bestreiten?

Tobias: Schon vor dem Start konnte ich mich mittels einer digitalen Info-Mappe mit dem Netzwerk der Graduate School of Logistics vertraut machen. Darüber hinaus konnte ich frühzeitig an einem wöchentlichen Termin zur Regelkommunikation teilnehmen, um das Team kennenzulernen. Kurz nach meinem Start haben wir uns alle zum Grillen getroffen. Dadurch konnte ich sehr früh alle kennenlernen.

Christina: Insbesondere vermisse ich den Austausch in der Kaffeeküche, der für die Arbeit oft die nötige Inspiration bringt. Wir können aber ständig über Microsoft Teams chatten. Das hilft oft schon. Außerdem durfte ich schon zu Beginn in einem Unternehmen hospitieren und mir die Instandhaltung vor Ort anschauen. Der Vertrauensvorschuss ist, obwohl ich viele noch nicht persönlich getroffen habe, sehr groß.

Was habt ihr euch beim ersten Vor-Ort-Treffen gedacht?

Tobias: Ich war zunächst davon begeistert, dass wir auf einer eigenen Etage einige Büros haben, in denen wir konzentriert arbeiten können. Die Möglichkeit zu haben, sich bei einer Tasse Kaffee in unserer Küche zu einem entspannten Gespräch treffen zu können oder bei einer Partie am Tischkicker den Kopf freizubekommen, ist ein schöner Bonus. Vielleicht können hier zukünftig hochklassige Kicker-Turniere abgehalten werden, um neben dem digitalen Austausch auch den informellen Austausch zu intensivieren.

Christina: Nach drei Monaten konnte ich alle Stipendiaten persönlich kennenlernen. Da wir aber wöchentlich miteinander sprechen, hatte ich das Gefühl, ich hätte alle schon länger gekannt.

Funktioniert digitales Onboarding?

Tobias: Aus meiner Sicht ist digitales Onboarding im Vergleich zu analogem Onboarding komplizierter. Ich denke, dass die Verteilung von Erstinformationen, die notwendigen Hardware- und Software-Themen und Zugänge zum Gebäude sehr gut über das digitale Format erledigt werden können. Mir persönlich fehlt der informelle Austausch, der bei Treffen in der Kaffeeküche oder gemeinsamen Mittagessen einfacher ist.

Christina: Durch die tatkräftige Unterstützung von allen kann ich für mich sagen, dass das digitale Onboarding erfolgreich war. Um es für den nächsten Stipendiaten weiter zu vereinfachen, haben wir unsere Herausforderungen gesammelt und einen Leitfaden erstellt, der für einen unkomplizierten Start sorgen soll.

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