» DieZehn: 10 Aspekte, die Sie bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit ERP-Systemen beachten sollten

DieZehn: 10 Aspekte, die Sie bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit ERP-Systemen beachten sollten

von | 23. April 2020 | Die Zehn, News und Events

Enterprise Ressource Planning Systeme (ERP-Systeme) sind ideal zum Planen und Steuern von Geschäftsprozessen. In ERP-Systemen können Arbeitsabläufe vereinfacht, verbessert und automatisiert werden. So können Kosten und Zeit gespart werden. Das ist soweit die Theorie, denn die Digitalisierung von Prozessen mit einem ERP-System ist kein Selbstläufer. Einige zentrale Aspekte haben einen Einfluss auf Ihren Erfolg. Wir haben Ihnen 10 Aspekte kompakt aufgelistet.

1. Vorteile vorhandener ERP-Technologien nutzen

ERP-Systeme verbinden den abteilungsübergreifenden Material- und Informationsfluss auf Basis etablierter Technologien. Das technische Beziehungswissen, das ERP-Systeme im Standard zur Verfügung stellen, hat im Rahmen der Investitionsplanung seinen Preis. Die Entwicklung komplett neuer Lösungen auf Basis neuer Technologien, mit einem auf die unternehmensindividuellen Anforderungen angepassten Funktionsumfang, ist aus eigenen Kräften für die meisten Unternehmen derzeit häufig nicht zu leisten und stellt aus diesem Grund in der Regel keine praktikable Alternative für kurz- und mittelfristige IT-Projekte dar.

2. Eigene Prozesse und Daten analysieren

Für jedes IT-Projekt ist die Kenntnis der eigenen betrieblichen Prozesse und Daten eine grundlegende Basis und das ganz unabhängig von der gewählten Projektmethodik. Egal ob klassisches Wasserfallmodell, SCRUM oder Hybridformen: Die Kenntnis der Prozesse sowie der funktionalen Anforderungen und Datenstrukturen, die mit einem künftigen System abgedeckt werden sollen, sind immer das Fundament und Leitfaden für die Systemimplementierung und -inbetriebnahme. Also ran an die Analyse!

3. Mitarbeiter als Wissensträger einbeziehen

Ihre Mitarbeiter kennen die Geschäftsprozesse und Daten Ihres Unternehmens im Detail, auch wenn diese bisher punktuell oder gänzlich ohne ERP-Systemunterstützung organisiert sind. Die Experten in Ihren einzelnen Fachabteilungen liefern mit ihrem organisatorischen und prozessualen Beziehungswissen einen fundamentalen Beitrag für die Anforderungsdefinition, Auswahl und den effizienten Einsatz von ERP-Systemen.

4. Digitalisierungsgrad und Potenziale bestimmen

Häufig werden ERP-Systeme, wenn überhaupt, nur in bestimmten Unternehmensbereichen eingesetzt (z.B. Vertrieb, Einkauf, Finanzbuchhaltung). Andere Abteilungen, die nicht zu den Kernprozessen gehören, müssen dagegen in der betrieblichen Unternehmenspraxis häufig Geschäfts- und Planungsprozesse mit Insellösungen oder Office-Produkten organisieren. Dies führt zu dezentralen Datensilos mit doppelter Datenhaltung und zusätzlichen Fehlerquellen. Digitalisierung und ein übergreifender Einsatz des standardisierten ERP-Systems schaffen Potenziale. Für eine unternehmensspezifische Bestimmung des Digitalisierungsgrades und zum Aufzeigen von Potenzialen stellt das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik beispielsweise einen kostenlosen Quick-Check zur Verfügung: https://www.erp-logistics.com/kostenlose-erp-checks/. So können Sie sich einen Überblick über Ihre Potenziale schaffen.

5. Digitalisierungsstrategie mit zukünftigen Soll-Prozessen und Technologie-Einsatz festlegen

Nachdem der Digitalisierungsgrad bestimmt worden ist, können anschließend die konkreten Maßnahmen im Rahmen einer unternehmensspezifischen Digitalisierungsstrategie geplant werden. Die Erstellung des Konzeptes mit den zukünftigen Soll-Prozessen erfolgt nachdem die Anforderungen analysiert, die Schwachstellen der vorhandenen Abläufe ermittelt und die zu optimierenden Prozesse festgelegt worden sind. Aus den optimierten Prozessen werden anschließend Systemanforderungen definiert, die mit den vereinbarten Systemgrenzen abgestimmt und harmonisiert werden. Leiten Sie aus den gewonnenen Erkenntnissen eine künftige Soll-IT-Systemlandschaft ab, die visualisiert, in welchen Unternehmensbereichen das ERP-System führend eingesetzt werden sollen und wo Expertensysteme sinnvoll sind. Dies schafft Transparenz und veranschaulicht den Zielzustand Ihres Digitalisierungsprojektes. Bei begrenzten Ressourcen und hoher prozessualer und technischer Komplexität lässt sich eine komplexe IT-Systemlandschaft meistens nicht in einem „Big Bang“, also mit einer zeitgleichen Umstellung auf alle neuen IT-Systeme, implementieren. Entwickeln Sie für komplexe Vorhaben einen realistischen phasenspezifischen Stufenplan und nähern sich Ihrem Ziel  „Stück für Stück“.

6. Digitale Technologien im ERP-Umfeld vergleichen und auswählen

Der Vergleich und die Auswahl digitaler Technologien und ERP-Systeme sollte stets auf Basis dokumentierter prozessualer und funktionaler Anforderungen erfolgen, um ein klares Bild des technischen und finanziellen Projektumfangs zu erhalten. Erstellen Sie unbedingt ein Lastenheft, in dem möglichst konkret beschrieben wird, „was“ das neue ERP-System funktional leisten soll. Im Rahmen einer Ausschreibung sollten Sie Ihren Bedarf bzw. Ihr Anforderungsprofil mit dem Angebot von ERP-Anbietern abgleichen. Holen Sie Angebote ein und stellen die funktionalen Leistungsangaben der Hersteller sowie die abgegebenen Richtpreisangebote gegenüber. Eine standardisierte Preisabfrage für die kaufmännischen Angebote ermöglicht den Vergleich der finanziellen Kennzahlen über den definierten Zeitraum von idealerweise (je nach Branche und Unternehmensgröße) fünf bis zehn Jahren. So können Sie vermeiden, dass Sie Äpfel mit Birnen vergleichen.

7. Entscheidung für ein neues ERP-System gründlich vorbereiten

Die Auswahlentscheidung sollte immer auf mehreren Kriterien (wie z.B. Funktionsumfang, Technologien, Preis, Usability und Anwenderakzeptanz etc.) beruhen, die je nach Projekt individuell zu gewichten sind. Das Zusammenspiel der einzelnen technischen Komponenten ist ebenso mit den Anbietern zu klären, wie die Erbringung der erforderlichen Dienstleistungen in Form von Beratertagen zur Implementierung und Inbetriebnahme. Bevor mit der eigentlichen Einführung begonnen wird, sollten alle Beteiligten ein möglichst einheitliches Verständnis über das Projektziel haben.

8. Genügend Zeit für die Implementierung und Inbetriebnahme einplanen

Mit der Umstellung auf ein neues ERP-System sind zahlreiche technische und organisatorische Arbeitsschritte verbunden. Viele Herausforderungen sind im Vorfeld erkennbar, manche treten aber erst im Projektverlauf auf. Der Weg zur Erreichung des Projektziels muss regelmäßig überprüft und neu bewertet werden. Darüber hinaus benötigen alle im Projektteam ein einheitliches Verständnis von den notwendigen Arbeitsschritten. Der dafür erforderliche Kommunikationsaufwand darf nicht unterschätzt werden. Zwischen der Auswahl und der eigentlichen Einführung kann einiges an Zeit vergehen. Auch neue Geschäftsprozesse dürfen nicht in der Implementierung runterfallen.

In jedem Fall ist eine Kapazitätsanalyse auf Abteilungs- und Mitarbeiterebene anzuraten, um die notwendigen personellen Ressourcen für das ERP-Einführungsprojekt sicherzustellen. Die Einführung eines ERP-Systems steht und fällt mit Ihren Mitarbeitern, die das System mit dem Hersteller oder Implementierungspartner konfigurieren und einführen!

9. Mitarbeiter an der Lösungserstellung beteiligen

Je intensiver die eigenen Mitarbeiter an der Konzeption und Umsetzung der technischen Lösung beteiligt werden, desto geringer wird das Risiko einer fehlenden Akzeptanz des ERP-System in der Implementierungsphase. Identifizieren Sie Innovatoren und motivieren Sie Skeptiker frühzeitig. Dies ist so wichtig!

ERP-Einführungsprojekte sind selbst für kleine und mittelständische Unternehmen keine „One-Man-Show“. Das liegt zum einen an der Fülle der technischen Komponenten, aber auch an der Bandbreite der Geschäftsprozesse, die meistens mit dem neuen System abgedeckt werden.

10. ERP-Projekte enden nicht mit dem Go-Live

Ein ERP-Projekt endet nicht mit der Umstellung und dem Go-Live zu einem bestimmten Stichtag. Nach der Umstellung folgt immer eine Stabilisierungsphase, die je nach Komplexität des Projektes auch länger andauern kann. Auf Grund der permanenten technologischen und organisatorischen Veränderungen bedeutet der Einsatz neuer digitalen Technologien eine kontinuierliche Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse. Deswegen sollten auch im Rahmen der Strategieentwicklung die entsprechenden Kapazitäten entweder intern oder extern einplant werden. Wenn ein neues ERP-System nicht hinreichend aktuell gehalten wird, hat dies mittelfristig starke Auswirkungen auf den effizienten Einsatz dieser Technologie.

Mit der Wahl eines geeigneten und modernen ERP-Systems haben Sie eine gute Basis für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen geschaffen. In der schnelllebigen Zeit der Digitalisierung gehört eine Schritt für Schritt Anpassung aber dazu. Die Herausforderung und das Erfolgsrezept ist eine kontinuierliche und kreative Verbindung von Prozessen und neuesten Technologien. Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles betriebliches ERP-System die aktuellen Anforderungen abdeckt und krisensicher ist. Wenn nicht, sollte ein ERP-Ablösungsprojekt nicht auf die lange Bank geschoben werden. Investitionen in eine moderne IT-Infrastruktur sind die Voraussetzung für gesundes und effizientes Unternehmenswachstum!

Unser Experte:

Dipl.-Kfm. Dietmar Ebel
Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML
https://www.erp-logistics.com/

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