Nach sechs Wochen Isolation, Homeoffice und Abstandsregel ist die Luft raus. Statisch sitzen wir vor unseren Rechnern und absolvieren eine Videokonferenz nach der anderen. Wir können die Ausgangssituation erstmal nicht ändern, aber zumindest können wir die Umstände optimieren. Wenn wir uns alle an einen Verhaltenskodex halten, wird alles ein wenig einfacher. Von der Audioqualität, über die angemessene Kleidung, bis hin zu den kleinen aber feinen kulturellen Unterschieden – wir haben die zehn Dont’s bei Videokonferenzen für euch zusammengefasst.
1.Technische Probleme
Nutzt eine Technologie, die einfach in der Anwendung ist und mit einer einfachen Anleitung, sodass sich die anderen Teilnehmer schnell und problemlos einwählen können. Das ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Videokonferenz. Stellt sicher, dass euer Internet stabil ist. Da die Nerven aktuell sowieso überstrapaziert sind, solltet ihr es nicht noch schlimmer machen. Nichts ist anstrengender, als ein langes Warten auf Teilnehmer, die nicht rein kommen oder rausfliegen, sowie eine schlechte Ton- und Bildübertragung.
2. Hintergrundgeräusche
Schaltet euer Mikrofon auf stumm, wenn ihr nicht sprecht, um unerwünschte Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Tipp- oder Schreibgeräusche, Husten, das Hämmern der Nachbarn, der Rasenmäher bei offenem Fenster… Es ist für die Teilnehmer der Konferenz anstrengend eure Nebengeräusche aus dem Gesprochenen zu filtern. Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz.
3. Kamera ausgeschaltet
Wenn man sein Gegenüber nicht nur hören, sondern auch sehen kann, klappt die Verständigung einfach besser. Nonverbale Kommunikation wie Mimik und Gestik, geben entscheidende Hinweise darauf, wie Aussagen gemeint sind. Abgesehen davon: Es ist eine Videokonferenz, also mach deine Kamera an. Für alles andere gibt es das klassische Telefon. Es gibt zahlreiche Kollegen und Projektpartner, die es als unhöflich empfinden, wenn die Kamera aus bleibt.
4. Schlechte Kameraeinstellung
Überprüft vor dem Meeting ob eure Kameraeinstellung geeignet ist, man euch deutlich sehen kann und ihr euren Gesprächspartnern über Video in die Augen schauen könnt. Gegenlicht, zu wenig Licht, einen zu große Entfernung oder aber das Filmen in die eigene Nase, tragen nicht zu einer gelungenen Konferenz bei. Vor dem Beitritt in einen virtuellen Besprechungsraum bieten die gängigen Systeme euch einen Kamera-Check an – nutzt ihn.
5. Mobiltelefon und Signalgeräusche angeschaltet
Schaltet euer Handy vor der Besprechung auf stumm. Ein eingehender Anruf oder der Signalton von Outlook zu eingehenden E-Mails stört genauso wie in „offline“ Meetings.
6. Nebenher ein paar Dinge erledigen
Während eines Videomeetings andere Dinge nebenher zu erledigen, auch wenn Ihr gerade keinen aktiven Sprechpart habt, ist ein „No-Go“. Eure Kollegen merken eure „Abwesenheit“. Nur kurz Facebook checken oder schnell noch die eine E-Mail fertig schreiben – ihr wirkt gelangweilt und das senkt die Stimmung.
7. Unruhiger Ort
Der Hintergrund bei einer Videokonferenz kann ablenken. Auffallende Dekoration, politische Poster oder auch virtuelle Hintergründe mit Bewegung lenken zu viel Aufmerksamkeit auf sich. Dazu gehören aber auch Haustiere, die spontan an der Konferenz teilnehmen oder (in Zeiten von geschlossenen Kitas und Schulen kein einfaches Thema) spielende Kinder. Ihr hinterlasst einen unstrukturierten, chaotischen und damit unprofessionellen Eindruck und gebt einen zu tiefen Einblick in euer Privatleben.
8. Unangemessene Kleidung
Zu den 10 beliebtesten Tweets zum #Homeoffice gehören die Zeilen von Drosten Fanboy „3 Tage nicht duschen, Ravioli essen, gute Musik und immer leicht einen sitzen. Andere gehen dafür auf Festivals, ich mache Homeoffice.“ Nun ja, einen gewissen Selbsterhaltungstrieb sollten wir noch besitzen und uns unseren Kollegen und Projektpartnern angemessen präsentieren. Ein Anzug wäre zu viel des Guten, aber ein Hemd oder ein sauberer Pullover – ohne Kapuze – und gewaschene Haare wären in vielen Situationen schon angebracht.
9. Essen bei Videokonferenzen
Wo wir gerade dabei sind: Die Dosenravioli sollten dann auch nach der Konferenz verspeist werden. Niemand möchte euch beim Essen zuschauen, oder aber die entsprechenden Geräusche durch das Mikrofon hören. Beißt einfach vor dem Meeting noch einmal herzhaft in den Apfel oder vereinbart gemeinsame Mittagspausen mit Kollegen. Bei einem Lunch-Meeting darf dann auch gegessen werden.
10. Kulturunterschiede missachten
Meetings mit Kollegen sind das eine, mit externen Projektpartnern etwas anderes und mit internationalen Teilnehmern etwas ganz anderes. Teilnehmer aus den USA beispielsweise erwarten einen Beitrag von allen Beteiligten der Konferenz. Wenn Teilnehmer dabei sind, die nur zuhören, kann dies schnell zu Misstrauen führen. Mit chinesischen Partnern werden einige Verhaltensweisen schnell als Zeichen fehlenden Respekts ausgelegt und Engländer diskutieren gerne offen in der Gruppe über ihre Entscheidungen.
Corona hat gezeigt, dass Videokonferenzen durchaus öfter zum Einsatz kommen können. Warum ständig reisen und viel Zeit aufbringen, wenn Absprachen auch unkompliziert online funktionieren können? Bei einem respektvollen, digitalen Miteinander wird sich dieser Trend durchsetzen, auch wenn Videokonferenzen den persönlichen und direkten Kontakt nie ersetzen werden.