Jeder Mensch hat eine eigene innere Uhr. Manche stehen gerne früh auf, andere werden erst abends richtig produktiv. Da ist es nicht überraschend, dass auch jede*r seine/ihre eigene optimale Arbeitsweise hat. Im Rahmen einer Promotion ist das Finden der eigenen optimalen Arbeitsroutine besonders spannend, denn häufig gibt es wenige Vorgaben. Wer am Lehrstuhl promoviert kennt zwar Kernarbeitszeiten, aber auch die lassen ausreichend Flexibilität zu. Stipendiat*innen hingegen strukturieren ihren „Arbeitstag“ komplett frei. Darüber hinaus gibt es im Rahmen von Promotionen wenig Teamarbeit, denn die Dissertation als Projekt ist überwiegend eine Einzelchallenge.
Ob Lerchen oder Eulen, Löwen oder Bären, Workaholic oder Freunde der Work-Life-Balance – wir alle haben einen individuellen Biorhythmus. Studien zeigen, dass wir täglich zwei Hochphasen der Konzentration erleben. Im Durchschnitt liegen diese zwischen 9 und 11 Uhr und zwischen 16 und 18 Uhr. Die Arbeitsweise des Gehirns ist nicht darauf ausgelegt, von morgens bis abends durchzuarbeiten und Höchstleistung zu erbringen. Das Gehirn braucht abwechselnde Phasen von Konzentration und Regeneration. Absolute Leistungsfähigkeit gibt kumuliert maximal über 4 – 6 Stunden, danach ist Schluss. Länger als 90 min kann Konzentration nicht aufrechterhalten werden.
Der eigene Biorhythmus entscheidet also über leistungsstarke Zeiten, die wir maximal effizient nutzen sollten und Zeiten, in den wir lieber Standardaufgaben erledigen sollten, weil wir nicht konzentriert bzw. leistungsfähig sind. Die Herausforderung ist es nun, herauszufinden, wie unser Biorhythmus funktioniert und welche (Arbeits-)Phasen oder Pausen wann sinnvoll sind.
1. IST-Analyse: Wie läuft es gerade?
Wann stehen wir auf, wann gehen wir schlafen, wann sind wir produktiv und wann machen wir Pause? Wie geht es uns damit? Erleben wir tatsächlich zwei Hochs pro Tag? Wo könnte an den Stellschrauben gedreht werden? Wann ist ein Konzentrationstief? Das Arbeiten und der Verlauf der Konzentration während des Tages werden bewusst wahrgenommen und aufgezeichnet. So können schon wichtige Erkenntnisse über den eigenen Biorhythmus gewonnen werden.
2. Zeitfresser eliminieren
Phasen von hoher Konzentration sind nur dann produktiv, wenn sie nicht unterbrochen werden. Deshalb gilt: Handy stumm, Emailprogramm schließen, Unordnung vermeiden, Ablenkung unterbinden und Unruhe ausstellen.
3. Probieren und Protokollieren
Es gibt diverse Methoden und Techniken, die eine optimale und effiziente Arbeit versprechen, wie die Promodoro Technik (25 min konzentriertes Arbeiten, 5 min Pause). Forscher der Draugiem Group aus Lettland fanden heraus, dass ihre Mitarbeitenden am besten 52 min konzentriert arbeiten und 17 min pausieren. Wenn es dir schwerfällt, auf deinen Körper zu hören, probiere einfach ein paar Methoden aus und protokolliere für dich, wie gut es jeweils läuft.
4. Ziele und Struktur
Jeder Arbeitstag sollte strukturiert sein. Es ist also wichtig für sich selbst SMART Ziele zu benennen (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Diese Ziele werden in kleine Aufgaben aufgeteilt und in Reihenfolge gebracht.
5. Intervalle und Prioritäten
Mit dem richtigen Rhythmus wird der Arbeitstag dann in Intervalle eingeteilt und diesen Aufgaben zugeordnet. Den Hochphasen der Konzentration folgend, werden die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben auf die Zeiten größter Konzentration gelegt. Routineaufgaben werden auf Phase geringerer Konzentration gelegt. Damit morgens nichts einem direkten Start im Wege steht, wird der Arbeitsplan bereits am Vortag festgelegt – als letzte Aufgabe, bevor es in den Feierabend geht.
In diesen fünf Schritten könnt ihr euren PhD-Arbeitstag effizient meistern. Allerdings funktioniert jede Arbeitsroutine nur, wenn sie zu einem Ritual wird. Es ist also Disziplin gefragt. Durch den wiederkehrenden Rhythmus kann das Gehirn „programmiert“ werden und schaltet mit der Zeit schnell zwischen Arbeit und Pause hin und her. Pausen sollten nicht am Arbeitsplatz verbracht werden. Ein bewusster Wechsel, ein kurzer Spaziergang oder ein Plausch mit anderen Promovierenden schafft eine klare Grenze zwischen Konzentration und Pause. So fällt es dem Gehirn noch leichter in den Rhythmus zu finden.