Wer promoviert sollte sich, bevor der Schreibprozess startet, ein paar Gedanken zur Form und zur Formatierung machen. Ein leidiges Thema, das viele nach hinten schieben, dabei muss es gar nicht so kompliziert sein. In unserer Rubrik „PhD Wissen“ erklären wir euch heute, wie ihr eine Dissertationsschrift formatieren könnt und worauf zu achten ist.
Wenn es um die Dissertation geht, machen einige Universitäten/Fakultäten Vorschriften zu Schriftgröße, Schriftart, Randformatierung und Titelblättern, aber meist sind diese eher als Empfehlungen zu sehen und keine festen Vorschriften. Als Doktorand*in willst du mit deiner Formatierung aber nicht von den Inhalten ablenken und ein professionelles und wissenschaftliches Erscheinungsbild zeigen. Nur wie sieht das aus?
Das Rad nicht neu erfinden
Zuallererst solltet ihr in eurem Fachbereich nach Vorlagen fragen. Auch wenn diese nicht direkt über das Prüfungsamt bereitgestellt werden, seid ihr nicht die ersten, die promovieren. Viele vor euch haben ihre Dissertation erfolgreich formatiert und stellen nicht selten ihr Format zur Verfügung.
Der Rand
Bei der Einreichung der Dissertationsschrift werden gedruckte Exemplare und digitale Versionen erwartet. Auch wenn die Drucke noch nicht dem finalen Buch entsprechen, müssen die Seiten gebunden werden. Dafür ist ein ausreichend großer linker Rand erforderlich. Als Mindestmaß solltet ihr 2,5 cm für den linken Rand und jeweils 2,0 cm für den oberen, unteren und rechten Rand anlegen. Wer sich alle Druck- und Bindungsvarianten offenhalten möchte, sollte links einen Rand von 3,0 cm vorsehen – dies entspricht auch unserer Empfehlung.
Achtung: Bei einem doppelseigen Druck sollten die Randabstände spiegelverkehrt sein.
Schriftart
Wer sich wenige Gedanken über die richtige Schriftart bzw. die richtige Kombination von Schriftarten machen möchte, wählt Times New Roman für den Fließtext und Arial für die Überschriften. Diese beiden Schriften werden häufig auch von Universitäten empfohlen. Times New Roman ist eine serifenbetonte Schrift und gilt deshalb seit jeher als besonders gut lesbar.
Allerdings hebt sich das Schriftbild auch nicht ab. Viele Leser*innen wünsche sich Alternativen. Denn der Grund für die Schriftkombination liegt in ihrer Historie und ist denkbar einfach: Beide Schriften waren die ersten Standardschriften von Windows – kostenfrei und überall verfügbar. Heute sind aber zahlreiche Schriftarten frei verfügbar. Wer also das alte Schriftbild vermeiden möchte, kann beispielsweise auf Myriad Pro und Minion Pro oder auf PT Sans und PT Serif (auch bei LaTex verfügbar in Sans und Serif) setzen. Linux bietet mit Biolinum und Libertine ebenfalls freie Alternativen. Weitere Kombinationen sind denkbar, sofern sie „gut lesbar“ (Serifenschrift) und „für akademische Arbeiten angemessen“ (nicht zu verspielt) sind.
Schriftgröße und Zeilenabstand
Die Schriftgröße hängt von der gewählten Schriftart ab. In der Regel wird bei Serifenschriften 12pt empfohlen, da diese häufig ein kleineres Schriftbild aufweisen. Bei serifenlosen Schriften (Arial) wird 11pt empfohlen. Fußnoten und Bildunterschriften sollten kleiner sein und sind im Standard 10pt groß.
Der Zeilenabstand im Fließtext sollte 1.5 betragen und bei Bildunterschriften standardmäßig mit „einfach“ formatiert sein.
Grafiken und Farbgebung
Allein aus Kostengründen solltet ihr nicht mit bunten Überschriften arbeiten. Denn beim Druck setzt sich der Preis aus farbigen und nicht-farbigen Seiten zusammen. Beim Titel und bei einigen Grafiken oder Tabellen darf ein Farbtupfer aber nicht fehlen. Damit ihr hier nicht mit unterschiedlichen Farben arbeitet, sondern bei einer einheitlichen Darstellungsweise bleibt, definiert vorab ein Farbschema. Als Grundlage kann euch das Corporate Design eurer Universität dienen.
Welche Farbe ist eure Hauptfarbe? Welche eure Sekundärfarbe? Welche Farbe wollt ihr zum Hervorheben nutzen? Wie viele Abstufungen werden in euren Schwarz-Weiß-Grafiken erforderlich sein und welche Grau-Töne wollt ihr dafür verwenden? Definiert die Farben nach dem RGB-Prinzip (Rot, Grün, Blau). Zwar wird von Druckereien die Erstellung mit CMYK-Farben empfohlen, diese sind meist aber nicht kompatibel mit den Office Produkten. Beim Druck käme es zu Farbabweichungen. Die heutigen Drucker könne meist automatisch eine Farbanpassung vornehmen, so werden die RGB-Farben einheitlich umgewandelt.
Die Grafiken selbst solltet ihr in TIFF-Dateien umwandeln, bevor ihr sie in das Dissertationsdokument einfügt. So lassen sie sich besser skalieren, drucken und verlieren bei der Umwandlung in ein PDF nicht an Qualität.
Vorlagen speichern
Sobald ihr eure Formate definiert habt, speichert sie als Vorlagen in Word ab. Unter Formatvorlagen könnt ihr Überschriften und Fließtext genauso wie Fußzeilen und Zitate definieren. Darüber hinaus ermöglicht Word eine Festlegung des Farbschemas.
Schwarz ist nicht gleich Schwarz. Wer „Schriftfarbe automatisch“ wählt, erlebt beim Druck häufig eine Enttäuschung. Deshalb achtet darauf, eure definierten Farben zu wählen. Was auf dem Bildschirm nach echtem Schwarz aussieht, kann sich beim Druck als abgestuftes Schwarz herausstellen. Dann sind im gedruckten Exemplar ungewollt einige Sätze grau hervorgehoben. Das ist dann leider kein Fehler der Druckerei, sondern ein Fehler in eurer Formatierung. Den Fließtext also besser nicht automatisch einfärben, sondern immer definiert über eure Vorlage.
Titelseite
Auch hier gibt es häufig Angaben eures Prüfungsamtes. Dabei spielt das Layout seltener eine Rolle, als der Inhalt. Was gehört auf den Titel?
- Die vollständige Angabe der Fakultät und des verantwortlichen Promotionsausschusses
- Der vollständige Titel
- Das Datum der Vorlegung/Einreichung
- Euer vollständiger Name
- Der Zweck: Als Dissertation zur Erlangung des Grades eines*einer Doktor*in des [Fachbereichs]
- Der angestrebte Titel: [Kürzel des angestrebten Doktortitels] (beispielsweise Dr.-Ing.)
- Die betreuenden Personen (Erst- und Zweitprüfer*in)
Üblicherweise werden zusätzlich die Logos der Universität und der Fakultät aufgeführt, bedarfsweise auch das Logo des Lehrstuhls (falls vorhanden).
Seitenzahlen und Inhaltsverzeichnis
Die Titelseite und auch das Inhaltsverzeichnis enthalten in Regel keine Seitenzahlen. Wer einseitig druckt, kann seine Seitenzahlen rechtsbündig anlegen. Bei doppelseitigem Druck gilt es ebenfalls die Spiegelregel zu beachten. Mit mittig gesetzten Seitenzahlen könnt ihr es euch einfacher machen.
Nutzt die automatischen Inhaltsverzeichnisse, die euch Word und Co. zur Verfügung stellen. Diese sind mit einem einfachen Klick erstellt sowie aktualisiert und übernehmen automatisch die Seitenzahlen und Überschriften aus euren Vorlagen.
Sollte es keine konkreten Vorgaben durch eure Fakultäten geben, ist die Meinung des*der Erstbetreuer*in eine gute Richtlinie, denn er*sie wird die Arbeit, neben euch, wohl am häufigsten lesen.
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